Czy agenci mogą kserować dowody osobiste? Mamy informacje od TU

12 lipca weszła w życie ustawa zakazująca kopiowania dowodów tożsamości. Istnieją jednak sytuacje, gdy do wykonania usługi potrzebne jest zrobienie ksero. Sprawdziliśmy czy agenci ubezpieczeniowi mogą kserować dowody osobiste i rejestracyjne.

Kserować czy nie kserować?

Nowe przepisy sprawiły, że agenci ubezpieczeniowi nie do końca wiedzieli jak mają się ustosunkować do nowych zmian. W sieci pojawiło się wiele plotek i niesprawdzonych informacji. Nie wszystkie Towarzystwa Ubezpieczeniowe poinformowały na czas czy podczas wykonywania swoich obowiązków agent będzie mógł skserować dokument Klienta. Postanowiliśmy to wyjaśnić i zapytać ubezpieczycieli czy zmiany w przepisach coś zmienią w pracy agenta ubezpieczeniowego. 

Po co powstały nowe przepisy?

Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i administracji zaznacza, że ideą nowych przepisów jest budowa systemu bezpieczeństwa dla dokumentów publicznych. Gdy podano informacje, że zakazane będzie kopiowanie dokumentów, na wielu przedsiębiorców padł blady strach, ponieważ do wykonania usługi często niezbędne jest skserowanie dokumentu (np. wypożyczalnie nart, rowerów, samochodów). Art. 58 ustawy mówi o karze dwóch lat więzienia dla osoby, która wytwarza, oferuje, zbywa lub przechowuje w celu zbycia replikę dowodu osobistego.

Tutaj warto wyjaśnić czym jest replika. Replika dokumentu to odwzorowanie lub kopia oryginału o cechach autentyczności dokumentu publicznego.

Wiele osób nadinterpretowało przepisy o zakazie kopiowania dowodów. Okazuje się, że w nowej ustawie chodzi o zakaz wytwarzania i obrotu kopiami dokumentów, które wyglądają jak oryginalne i legalne dokumenty.

„Rzeczpospolita” postanowiła rozwiać wątpliwości pytając MSWiA o nowe przepisy. Z otrzymanego stanowiska można dowiedzieć się, że:

„Ustawa o dokumentach publicznych reguluje kwestie związane z dokumentami jako takimi, chroniąc je oraz ich posiadaczy przed wytwarzaniem dokumentów fałszywych, które są łudząco podobne do dokumentów oryginalnych, a które mogą posłużyć do popełnienia przestępstwa. Intencją ustawodawcy było wyeliminowanie możliwości wytwarzania oraz posługiwania się dokumentami noszącymi cechy dokumentów oryginalnych. Przepis karny powstał, między innymi, w reakcji na zjawisko oferowania tzw. dokumentów kolekcjonerskich”

Robiąc ksero łamiesz prawo?

Interpretując nowe przepisy kserując dowód osobisty lub rejestracyjny w kolorze lub czarno-biało, taka kopia nie będzie miała cech autentyczności ze względu na kolor i rozmiar (ksero często powiększone). Oznacza to, że osoba kserująca nie będzie podlegała sankcji karnej określonej w art. 58 ustawy o dokumentach publicznych.

Co na to ubezpieczyciele?

Kilka Towarzystw Ubezpieczeniowych postanowiło od razu wyjaśnić jak nowe przepisy wpłyną na codzienną pracę agentów ubezpieczeniowych. Z wysłanych zapytań do Towarzystw Ubezpieczeniowych dowiedzieliśmy się, że:

Stanowisko TU Warta

„W związku z wzrastającą liczbą pytań dotyczących możliwości kopiowania dokumentów potwierdzających tożsamość właściciela, jak również dowodów rejestracyjnych, chcielibyśmy poinformować, że:

• nowa ustawa o dokumentach publicznych, która weszła w życie 12 lipca b.r. nie zabrania wykonywania kserokopii lub skanów dokumentów,
• mogą być one tworzone i przechowywane na dotychczasowych zasadach.

Ustawa zabrania wyłącznie tworzenia repliki dokumentów, czyli odwzorowywania lub kopiowania oryginału w taki sposób, że uzyskana kopia będzie posiadać cechy autentyczności  – łudząco będzie przypominać oryginał.

W związku z powyższym, dotychczasowe praktyki w zakresie utrwalania dokumentów wymaganych w procesach sprzedaży i obsługi posprzedażowej, pozostają bez zmian.”

Z kolei Zespół Departamentu Sprzedaży Reso Europa Service odniósł się do rozporządzenia o ochronie danych osobowych i informuje:

„W dniu dzisiejszym w życie weszła Ustawa z dnia 22 listopada 2018r. o dokumentach publicznych, która m.in. ogranicza obieg dokumentów publicznych oraz ich replik.

Za dokumenty publiczne uznawane są m.in.:

• dowód osobisty,
• dokumenty paszportowe,
• prawo jazdy,
• dowód rejestracyjny, karta pojazdu,
• tytuły wykonawcze wydawane przez sądy,
• odpisy prawomocnych orzeczeń sądów,
• wojskowe dokumenty osobiste,
• karty tożsamości, legitymacje – np.: służbowe, dokumentujące niepełnosprawność,
• dokumenty wydawane cudzoziemcom, Karty Polaka,
• inne dokumenty istotne z punktu bezpieczeństwa państwa, których wytwarzanie odbywa się w sposób uwzględniający szczególne środki bezpieczeństwa.

W związku z powyższym, przypominamy, że zgodnie z w/w Ustawą, Rozporządzeniem o ochronie danych osobowych, umową agencyjną oraz obowiązującymi procedurami BALCIA i RESO:

• Jednym z obowiązków Agenta w procesie dystrybucji ubezpieczeń jest weryfikacja danych Ubezpieczającego z ważnym dowodem tożsamości oraz danych ubezpieczanego pojazdu z dowodem rejestracyjnym.
• Istnieje możliwość sporządzenia notatki służbowej, jeżeli zachodzi taka potrzeba.
• JEDNAK! Sporządzanie jakichkolwiek kopiidowodów rejestracyjnych, dowodów osobistych, prawa jazdy i innych dokumentów wymienionych powyżej lub zawierających dane osobowe jest nieuzasadnione i zabronione.

Dodatkowo, zwracamy uwagę, iż w/w Ustawa wprowadza sankcje za m.in. sporządzanie kopii dokumentów publicznych.”

Wśród Agentów pojawiają się pytania jak rozliczyć się z produkcji w danym Towarzystwie Ubezpieczeniowym. Z firmy Gefion dostaliśmy informację, że:

„Nie ma już obowiązku załączania skanu dowodu rejestracyjnego celem rozliczenia się z produkcji w Gefion”

Natomiast w sprawie kopiowania dowodów pisaliśmy już wcześniej TUTAJ i otrzymaliśmy informację z firmy UNIQA , z której dowiadujemy się:

„Zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych wykonanie ksera lub skanu dokumentu publicznego przez zakład ubezpieczeń lub jego pozyskanie od agenta nie stanowi naruszenia przepisów Ustawy o dokumentach publicznych. Tym samym nie skutkuje odpowiedzialnością karną z art. 58 ww. Ustawy. UNIQA oraz jej agenci nie wytwarzają, nie oferują, nie zbywają lub nie przechowują w celu zbycia replik dokumentów publicznych.”

Porozmawialiśmy także z Jakubem Dziedzicem, Dyrektorem ds. Zgodności w firmie TUZ Towarzystwo Ubezpieczeń Wzajemnych, który powiedział:

„Wiele osób odnosi odmienne wrażenie i obawia się, że nowe przepisy bardzo utrudnią lub co najmniej zmienią sposób pracy agentów.

Po dokładnym zapoznaniu się z treścią nowelizowanej ustawy należy wskazać na to, że jedyny przepis karny odnosi się do „osoby, która wytwarza, oferuje, zbywa lub przechowuje w celu zbycia replikę dokumentu publicznego”. Przyjmując powyższe, kopiowanie dowodu osobistego, czy też dowodu rejestracyjnego w rozmiarze do 75% lub przekraczającym 120% oryginału oraz w formie pozbawionej cech autentyczności, wyklucza kwalifikowanie go jako repliki i jest jak najbardziej dozwolone.”

Komentarza w tej sprawie udzielił nam także Damian Ziąber, Dyrektor Biura Komunikacji Korporacyjnej PZU:

„Tytułem komentarza warto może stwierdzić, że jak zwykle w takich przypadkach wystarczy spokojne podejście do tematu i analiza celu regulacji. Ustawa o dokumentach publicznych, która weszła w życie 12 lipca tego roku (bo o nią prawdopodobnie Państwu chodzi), nie wprowadziła zmian w pracy agenta ubezpieczeniowego. Wbrew pogłoskom funkcjonującym w opinii publicznej ustawa ta nie przewiduje kar za wykonanie np. kserokopii dowodu osobistego, czy też prawa jazdy. Potwierdziło to zresztą Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji w komunikacie opublikowanym 11 lipca br. (link do komunikatu MSWiA https://www.gov.pl/web/mswia/wszystko-co-trzeba-wiedziec-o-ustawie-o-dokumentach-publicznych). Najważniejsze jest zrozumienie intencji ustawodawcy, czyli chęci przeciwdziałania fałszerstwom, a nie zakazywania kserowania, skanowania czy fotografowania dokumentów na potrzeby pracy agencyjnej. Dlatego sporządzanie kopii dokumentów, na których już na pierwszy rzut oka widać, że nie są przygotowywane w celu falsyfikacji autentycznego dokumentu, jest bezpieczne i nie łamie przepisów. Najprościej rzecz ujmując, doradzamy wszystkim agentom wykonującym swoje obowiązki sporządzać czarno białe kopie dokumentów, tak żeby nie było wątpliwości, że są tylko kopiami. Oczywiście można również zawrzeć odręczny dopisek „kopia” i parafkę wykonującego, czy nawet pieczątkę z parafką. Można zatem spokojnie stwierdzić, że wystarczy minimum wysiłku i czasu, by dalej pracować z kopiami dokumentów, zachowując jednocześnie zgodność z wymogami obowiązującego prawa”

Reasumując ustawa o dokumentach publicznych nie zabrania kopiowania dokumentów tożsamości. Nowe przepisy mają za zadnie ukrócić popularny proceder jakim jest handlowanie i rozpowszechnianie tzw. dokumentów kolekcjonerskich.  

Źródło: rp.pl, opracowanie własne na podstawie odpowiedzi na zapytania z poszczególnych TU.