Jakich dokumentów może żądać KNF podczas kontroli agenta?

W zeszłym tygodniu przybliżaliśmy już zasady prowadzenia kontroli pośredników ubezpieczeniowych i wskazywaliśmy jakie obszary podlegają weryfikacji przez KNF. Warto jeszcze wiedzieć jak wygląda wykaz podstawowych dokumentów żądanych przez organ nadzoru w toku kontroli agenta.

Dokumenty żądane przez KNF podczas kontroli

 W zależności od obszarów, które podlegają kontroli przez KNF, organ nadzoru może żądać następujących dokumentów.

 Organizacja działalności agencyjnej  i dystrybuowane produkty ubezpieczeniowe:

• regulacje wewnętrzne odnoszące się do organizacji procesu dystrybucji ubezpieczeń i sposobu realizacji poszczególnych czynności agencyjnych,
• regulacje odnoszące się do zasad opłacania składki ubezpieczeniowej, w tym w szczególności za pośrednictwem agenta ubezpieczeniowego,
• dowody potwierdzające przestrzeganie przez agenta i osoby, o których mowa w art. 19 ust. 3 ustawy z dnia 15 grudnia 2017 r. o dystrybucji ubezpieczeń (tj. Dz.U. z 2019 r. poz. 1881 ze zm.; dalej: udu). zakazów, o których mowa w art. 25 ww. ustawy,
• dowody potwierdzające spełnianie przez osoby, o których mowa w art. 19 ust. 3 udu wymogów określonych w art. 19 ust. 1 ww. ustawy,
• wykaz oferowanych produktów ubezpieczeniowych w podziale na poszczególne kanały sprzedaży,
• materiały informacyjne i marketingowe stosowane w poszczególnych kanałach dystrybucji dla poszczególnych dystrybuowanych produktów ubezpieczeniowych,
• dowody potwierdzające zawarcie umowy obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej agenta lub odpowiednio umowy gwarancji ubezpieczeniowej wraz z dowodami potwierdzającymi dokonanie stosownych opłat.

Rozwiązania organizacyjne służące zapobieganiu konfliktom interesów (art. 15 udu) – tylko w odniesieniu do agentów ubezpieczeniowych oferujących ubezpieczenia z grupy 3 działu I załącznika do ustawy z dnia o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej (dalej: uduir):

• regulacje wewnętrzne określające politykę służącą zapobieganiu konfliktu interesów.

Współpraca z zakładami ubezpieczeń, w tym w zakresie zgłaszania zmian danych objętych wpisem do rejestru agentów:

• umowy agencyjne i pełnomocnictwa,
• regulacje wewnętrzne agenta i/lub regulacje zakładów ubezpieczeń obowiązujące agenta, określające zasady współpracy, w tym zasady dokonywania zmian w zakresie danych objętych wpisem do rejestru agentów,
• zestawienie zawierające dane o wysokości przypisu składki oraz otrzymanej prowizji z tytułu sprzedaży poszczególnych produktów ubezpieczeniowych na rzecz poszczególnych zakładów ubezpieczeń,
• zestawienie umów ubezpieczenia zawartych za pośrednictwem agenta zawierające następujące dane:

1. lp.,
2. nazwę ubezpieczającego,
3. nazwę zakładu ubezpieczeń, 
4. rodzaj ubezpieczenia,
5. nazwę produktu ubezpieczeniowego, 
6. nr polisy,
7. składka ubezpieczeniowa,
8. informację, czy umowa ubezpieczenia zawarta została jako nowa umowa, jako odnowienie ubezpieczenia na dotychczasowych warunkach, czy jako odnowienie ubezpieczenia z modyfikacją zakresu ochrony, 
9. informację, czy umowa ubezpieczenia zawarta została jako indywidualna, 
10. czy grupowa,
11. imię i nazwisko osoby, przy pomocy której agent wykonuje czynności agencyjne, 
12. wysokość wynagrodzenia otrzymanego przez agenta w związku z zawarciem umowy ubezpieczenia wyrażoną w % od składki lub w inny sposób określony przez zakład ubezpieczeń,
13. datę zawarcia umowy ubezpieczenia;
14. wskazanie czy umowa stanowi umowę ubezpieczenia na życie, o której mowa w dziale I w grupie 3 załącznika do ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej (proszę o wskazanie czy jest to umowa na życie z Ubezpieczeniowym Funduszem Kapitałowym czy też umowa ubezpieczenia na życie, w której wysokość świadczenia jest ustalana w oparciu o określone indeksy lub inne wartości bazowe).

Dokumenty potrzebne podczas kontroli KNF – OFWCA

Pośrednik ubezpieczeniowy w imieniu, którego czynności agencyjne wykonują również inne osoby powinien przygotować dodatkowo następujące dokumenty.

W obszarze zasad wynagradzania agenta oraz OFWCA (art. 7 ust. 2 udu):

• regulacje dotyczące wynagradzania agenta i OFWCA przez zakłady ubezpieczeń (w tym inne niż prowizja, np. regulaminy konkursów sprzedażowych), 
• regulacje wewnętrzne agenta określające politykę wynagrodzeń związanych z dystrybucją ubezpieczeń.

Natomiast nadzór agenta nad OFWCA związany jest z posiadaniem poniższych dokumentów:

• wykaz OFWCA wraz ze wskazaniem zakładów ubezpieczeń, których produkty ubezpieczeniowe sprzedaje dana OFWCA, działów i grup ubezpieczeń, do których zaliczają się te produkty oraz nazw tych produktów;
• dowody potwierdzające spełnianie przez OFWCA wymogów, o których mowa w art. 19 ust. 1 i 2 udu, dla wybranej próby;
• dowody potwierdzające spełnianie przez OFWCA wymogów, o których mowa w art. 25 udu, dla wybranej próby;
• upoważnienia OFWCA dla wybranej próby.

Ważne jest także wypełnianie obowiązków dotyczących szkoleń zawodowych, i tu agent powinien przygotować:

• regulacje wewnętrzne dotyczące realizacji obowiązku szkolenia zawodowego;
• wykaz szkoleń zorganizowanych przez agenta dla OFWCA,
• dokumentacja potwierdzająca organizację szkoleń, sposób ich przeprowadzenia i w przypadku szkoleń e-learningowych – przeprowadzenie testu, dla wybranej próby,
• wykaz OFWCA agenta wraz z informacją o stanie realizacji obowiązku szkolenia zawodowego,
• zaświadczenia o odbyciu szkoleń zawodowych przez OFWCA, dla wybranej próby,
• zaświadczenia o odbyciu szkoleń zawodowych przez osoby, o których mowa w art. 12 ust. 10 udu.

Dokumenty związane z obsługą klientów

KNF podczas kontroli może także żądać okazania dokumentów, które dotyczą poniższych obszarów.

Tworzenie lub współtworzenie produktów ubezpieczeniowych (art. 11 udu oraz przepisy Rozdziału I i II Rozporządzenia delegowanego¹):

• umowy zawarte przez agenta z zakładami ubezpieczeń, określającej szczegółowe warunki współpracy i procedury określające pełnione przez agenta i zakład ubezpieczeń role w procesie tworzenia i zatwierdzania produktu,
• regulacje wewnętrzne obejmujące proces tworzenia i zatwierdzania produktu oraz istotnych zmian dokonywanych w dystrybuowanym produkcie, a także zasady dokonywania przeglądu funkcjonowania produktu,
• dokumentacja dotycząca procesu tworzenia oraz zatwierdzania produktów ubezpieczeniowych, dla których agent był twórcą lub współtwórcą.

Wykonywanie obowiązków informacyjnych agenta:

• wzory dokumentów udostępnianych przez agenta klientom, zawierających informacje, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 2-6 oraz art. 22 ust. 2-4 i ust. 6 udu,
• dowody potwierdzające fakt realizacji obowiązków informacyjnych, o których mowa w art. 22 ust. 1-4 i ust. 6 udu, dla wybranej próby.

Analiza wymagań i potrzeb klienta w zakresie ochrony ubezpieczeniowej  (art. 8 ust. 1 udu):

• wzory APK (formularze, wykaz standardowych pytań) stosowane przez agenta w poszczególnych kanałach sprzedaży dla oferowanych produktów ubezpieczeniowych, 
• procedury określające zasady przeprowadzania APK w poszczególnych kanałach sprzedaży,
• procedury określające kryteria oceny informacji uwzględnianych przez agenta w APK w kontekście ustalania odpowiedniości produktu dla klienta,
• dowody potwierdzające przeprowadzenie APK dla wybranej próby umów.

Przedstawianie klientowi obiektywnej informacji o produkcie ubezpieczeniowym:

• dokumenty przekazywane przez agenta klientom w procesie dystrybucji ubezpieczeń, zawierające obiektywne informacje o produkcie ubezpieczeniowym,
• dowody potwierdzające fakt przekazywania klientom obiektywnych informacji o produkcie w wymaganej formie i w wymaganym czasie, dla wybranej próby. 

 Reklamacje klientów:

• rejestr reklamacji,
• wykaz spraw sądowych z udziałem agenta dotyczących roszczeń związanych z dystrybucją ubezpieczeń,
• dowody dotyczące rozpatrywanych przez agenta reklamacji, dla wybranej próby,
• dowody dotyczące udzielanych zakładom ubezpieczeń informacji na temat reklamacji.

Jak widać wykaz podstawowych materiałów dowodowych, które mogą okazać się pomocne podczas weryfikacji przez KNF jest dosyć szczegółowa. Dlatego śmiało można powiedzieć, że zapoznanie się z nim pozwala nie tylko na to, by lepiej przygotować się do potencjalnych kontroli przez organ nadzoru, ale też umożliwia wcześniejsze wprowadzenie odpowiednich rozwiązań, służących zapewnieniu zgodności prowadzonej działalności z przepisami prawa.

______________________
¹Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) 2017/2358 z dnia 21 września 2017 r. uzupełniające dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/97 w odniesieniu do wymogów w zakresie nadzoru nad produktem i zarządzania nim dla zakładów ubezpieczeń i dystrybutorów ubezpieczeń (Dz.U.UE.L.2017.341.1)

Źródło: KNF