Formatki, zestawienie Klientów i prowizji, zarządzanie danymi kontaktowymi, zaznaczenie informacji o przypomnieniach. Co łączy to wszystko z pracą Agenta Ubezpieczeniowego? Microsoft Excel. Wykonywanie codziennych obowiązków często ma związek z uzupełnianiem danych w tym programie. Z pozoru każdy zna Excel, ale problem pojawia się, gdy dochodzi do praktyki. W tym artykule podpowiemy jak nauczyć się podstawowych funkcjonalności.
Dobrze utworzona tabela pomaga szybko i sprawnie zarządzać wszystkimi danymi. Tabela ma dużą przewagę nad zwykłymi listami arkusza. Zaliczamy do tego m.in:
Z pozoru jedna z najłatwiejszych czynności potrafi często sprawić masę problemów. Poniżej przygotowaliśmy przykładowe dane. Wystarczy kliknąć w dowolną komórkę w obrębie danych, gdzie chcemy stworzyć tabelę. Następnie wybieramy skrót klawiaturowy Ctrl + T. Program automatycznie rozpozna zakres komórek (Rys.1 i Rys.2).
Zadanie jest bardzo proste. Wystarczy w komórce obok wpisać tekst, a Excel doda całą kolumnę do tabeli (Rys.3). Dla przykładu dodaliśmy kolumnę „Data końca polisy”.
Twoja baza Klientów się powiększyła i chcesz ich dodać do tabeli? Dodanie wygląda podobnie jak w przypadku kolumn. W pierwszym wierszu pod tabelą wpisz dane, a Excel automatycznie włącza wiersz do tabeli. Za pomocą klawisza Tab przechodzimy do nowego wiersza. (Rys.4).
Chcesz, by tabela spowrotem zamieniła się w zwykłą listę zakres? (Rys.5)
Tutaj należy wejść w: Narzędzia tabel > Projektowanie > Narzędzia > Konwertuj na zakres
Tutaj należy wejść w: Narzędzia tabel > Projektowanie > Narzędzia > Usuń duplikaty
Aby cofnąć zmiany usuwania można użyć skrótu Ctrl + Z.
Chcesz zsumować ile np. za składki OC płacą Twoi wszyscy Klienci? Wejdź w: Narzędzia tabel > Projektowanie > Wiersz sumy (Zaznacz)
W wierszu sumy możesz znaleźć takie opcje jak: suma, średnia, maksymalna, minimalna, itd. Pamiętaj, że do zsumowania w kolumnie muszą znajdować się wartości liczbowe. (Rys.6).
Załóżmy, że w arkuszu kalkulacyjnym musisz sprawić, by w komórkach kolejno pojawiły się np. liczby od 1 do 20, liczby parzyste, dni tygodnia lub miesiące. W komórce A1 wprowadź liczbę 1, a w komórce A2 liczbę 2. Zaznacz te dwie komórki i przy pomocy uchwytu wypełnienia lewym przyciskiem myszy przeciągnij w dół (mały krzyżyk w dolnym rogu zaznaczonych komórek). (Rys.7, 7.1).
Przy pomocy tej funkcji można przeszukiwać jedną kolumnę lub jeden wiersz i dopasować wartość tak, by uzyskać informacje o innej wartości w tym samym wierszu lub kolumnie. W skrócie możemy np. wyszukać naszego klienta i sprawdzić ile wynosiła dla niego cena OC.
Do trzech podstawowych funkcji zaliczamy:
Przykład funkcji WYSZKUKAJ.PIONOWO
W przykładzie (Rys.8), chcemy znaleźć Michała Piąty i pokazać ile płaci za OC.
Nasza funkcja =WYSZUKAJ.PIONOWO(A17;B1:E14;4;FAŁSZ)
Pierwszym argumentem jest szukanie danych czyli (Michał Piąty), jest ono zapisane w komórce A19.
Funkcja przeszukuje tylko pierwszą kolumnę. Obszar szukania zaznaczamy od kolumny A do kolumny E, tak więc drugim argumentem, jest przedział A1:E14.
Trzeci argument to liczba 5 bo to piąta kolumna naszego zaznaczenia z której chcemy odczytać cenę OC.
Kolejny argument to słowo FAŁSZ oznacza to tyle że szukamy odpowiedniego wzorca.
Efekt funkcji. Program pokazuje nam dokładnie ile za OC płacił szukany przez nas Michał Piąty.
Czasem może zdarzyć się tak, że Excel nie policzy, nie posegreguje i nie pokaże wartości takich jakich chcemy. Często zamiast dokładnych liczb pokazują się błędy poprzedzone #. Poniżej zestawienie najpopularniejszych błędów i ich wyjaśnienie:
Krzyżyki ######### – oznaczają, że komórka jest zbyt wąska, by pokazać odpowiednie wartości. W tym przypadku warto zwiększyć szerokość kolumny.
Jeśli tworzenie tabel i zestawień na początku Twojej drogi z programem Excel jest trudne lub nie masz czasu na ich tworzenie, możesz skorzystać z dostępnych szablonów i samouczków. Znajdziesz tam m.in.:
Twórcy programu Microsoft Excel pod adresem: https://support.office.com/pl-PL/excel przygotowali „samouczki”, gdzie w jasny i przejrzysty sposób pokazano sposoby jak po mistrzowsku obsługiwać Excel. Dla Agenta Ubezpieczeniowego warto skorzystać z następujących szkoleń:
Bez względu na staż pracy jako Agent Ubezpieczeniowy, warto znać podstawowe możliwości programu Excel, które skutecznie pomogą zarządzać codzienną pracą. Pamiętaj jednak, by zawsze korzystać z oryginalnego oprogramowania.
W przypadku zachorowania na raka ogromne znaczenie ma szybka diagnoza i rozpoczęcie właściwego leczenia, które niestety…
Bank Pekao rozbudowuje swoją ofertę dla firm, które szukają możliwości sfinansowania inwestycji w zieloną transformację.…
Analizy SALTUS Ubezpieczenia wskazują, że osoby posiadające prywatne ubezpieczenie zdrowotne korzystają średnio z 12,5 świadczeń…
Ubezpieczenie garażu nie zawsze wydaje się oczywiste. Jednak warto zdawać sobie sprawę, że na rynku…
Ferie zbliżają się wielkimi krokami i pomimo tego, że póki co na horyzoncie nie widać…
Ubezpieczenia to bardzo ważny element ochrony rolnika i jego działalności. A dodatkowa ochrona od ryzyk niewymienionych…