Departament Generalny UNIQA w odpowiedzi na nasze zapytanie dotyczące zmian Ustawy o dokumentach publicznych, wyjaśnia kwestię kopiowania dokumentów przez agentów.
UNIQA oraz jej agenci nie wytwarzają, nie oferują, nie zbywają lub nie przechowują w celu zbycia replik dokumentów publicznych
Zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych wykonanie ksera lub skanu dokumentu publicznego przez zakład ubezpieczeń lub jego pozyskanie od agenta nie stanowi naruszenia przepisów Ustawy o dokumentach publicznych. Tym samym nie skutkuje odpowiedzialnością karną z art. 58 ww. Ustawy. UNIQA oraz jej agenci nie wytwarzają, nie oferują, nie zbywają lub nie przechowują w celu zbycia replik dokumentów publicznych.
Kopiowanie i kserowanie dokumentów nie spełnia definicji repliki
Kopiowanie i kserowanie dokumentów nie spełnia definicji repliki, o której mowa w art. 2 ust. 1 pkt. 6 Ustawy, ponieważ takiej kopii brakuje cech autentyczności. Definicja repliki nie obejmuje kserokopii lub wydruku komputerowego dokumentu publicznego wykonanego do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów lub na użytek osoby, dla której dokument publiczny został wydany.
Kopie dowodów osobistych czy dowodów rejestracyjnych jest dopuszczalne przez UNIQA tylko w przypadku przepisów szczególnych lub gdy jest to niezbędne do realizacji obowiązków wynikających z działalności zakładu ubezpieczeń (uzasadniony cel).
Podstawą prawną do kopiowania dokumentu tożsamości przez agentów UNIQA Towarzystwa Ubezpieczeń na Życie jest Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzm w celu udokumentowania stosowania środków bezpieczeństwa finansowego przez zakład ubezpieczeń na życie w stosunku do ubezpieczających, uprawnionych do odbioru świadczenia oraz osób reprezentujących te osoby. Sporządzenie kopii zasadne jest wyłącznie, gdy agent nie ma możliwości spisania danych z oryginału okazanego dokumentu.
Realizacja obowiązków wynikających z przepisów szczególnych nie powoduje naruszenia przepisów Ustawy o dokumentach publicznych
W kwestii kopiowania dowodu rejestracyjnego przez agentów UNIQA Towarzystwa Ubezpieczeń nowe przepisy nie wprowadziły zmian. UNIQA w tym zakresie stosuje zasady wynikające z przepisów dotyczących ochrony danych osobowych oraz RODO, ponieważ nie ma przepisów szczególnych zezwalających na sporządzanie ich kopii. Zakres danych zawartych na kopii dowodu osobistego, czy dowodu rejestracyjnego powinien być adekwatny oraz ograniczony do zakresu niezbędnego do realizacji celu przetwarzania, zgodnie z zasadą minimalizacji danych określoną w art. 5 RODO. Kopiowanie dokumentu przetwarzanie wszystkich zawartych na dokumencie danych może wykraczać poza ten zakres, dlatego należałoby zakryć daną nadmiarową jaką jest wizerunek widniejący na dokumencie tożsamości lub prawie jazdy.
Kopiowanie przez agentów UNIQA Towarzystwa Ubezpieczeń dokumentów publicznych (w tym dokumentów tożsamości czy dowodu rejestracyjnego) może znaleźć uzasadnienie w celu przeprowadzenia postępowania likwidacyjnego
Jeżeli zakres danych zawartych na dokumencie jest niezbędny do ustalenia stanu faktycznego zdarzenia losowego, zasadności zgłoszonych roszczeń i wysokości świadczenia (art. 29 Ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej).
Podsumowując w przypadku braku wyraźnej podstawy prawnej do kopiowania dokumentów, agent powinien kierować się zasadą czy zebranie kopii będzie uzasadnione z celem przetwarzania danych. W szczególności dotyczy to dokumentów tożsamości, prawa jazdy, dowodów rejestracyjnych.
Źródło: materiały prasowe UNIQA, Departament Generalny UNIQA
