Wprowadzenie przepisów o zakazie kopiowania dokumentów publicznych spowodowało spore zamieszanie i mnóstwo wątpliwości. Co można kopiować i kiedy, a czego nie? Jak bardzo zmieni to pracę agentów? Na pytania odpowiada Jakub Dziedzic, Dyrektor ds. Zgodności w firmie TUZ Towarzystwo Ubezpieczeń Wzajemnych.
Jak to naprawdę jest: można kopiować takie dokumenty jak dowody osobiste, czy nie można?
Nowelizacja ustawy o dokumentach publicznych nie zakazuje kopiowania dowodów tożsamości, czy też dowodów rejestracyjnych definiowanych w ustawie jako dokumenty publiczne.
Wiele osób odnosi odmienne wrażenie i obawia się, że nowe przepisy bardzo utrudnią lub co najmniej zmienią sposób pracy agentów.
Po dokładnym zapoznaniu się z treścią nowelizowanej ustawy należy wskazać na to, że jedyny przepis karny odnosi się do „osoby, która wytwarza, oferuje, zbywa lub przechowuje w celu zbycia replikę dokumentu publicznego”. Przyjmując powyższe, kopiowanie dowodu osobistego, czy też dowodu rejestracyjnego w rozmiarze do 75% lub przekraczającym 120% oryginału oraz w formie pozbawionej cech autentyczności, wyklucza kwalifikowanie go jako repliki i jest jak najbardziej dozwolone.
Rozmiar dowodu ma znaczenie? Co jeszcze?
W tej kwestii tak, ma znaczenie. Mówiąc wprost, wykonanie kopii dowodu osobistego w powiększeniu 125% w kolorystyce czarno-białej jest jak najbardziej dopuszczalne. Oczywiście, konieczne jest również wskazanie kolejnej podstawy uprawniającej do wykonywania kopii takiej dokumentacji, tj. „celów urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów lub na użytek osoby, dla której dokument publiczny został wydany”. Zwracam jednak uwagę, że w tym przypadku istotne jest określenie podstawy prawnej wskazującej wprost możliwość podjęcia takich działań.
Czy wprowadzenie nowych przepisów utrudniło pracę pańskiej firmie lub waszym agentom?
Nadchodzące zmiany w prawie monitorujemy na bieżąco, więc odpowiednio wcześniej wydaliśmy w TUZ TUW „Wytyczne dotyczące kopiowania, czy też utrwalania dokumentów publicznych”.
Dokument został przekazany tylko pracownikom czy również agentom?
Początkowo dokument ten stosowany był wewnętrznie i obowiązywał pracowników TUZ TUW, ale w związku z napływającymi z zewnątrz pytaniami dotyczącymi tej tematyki, wychodząc naprzeciw oczekiwaniom, odpowiednio zmodyfikowaliśmy te wytyczne i przekazaliśmy je do sieci sprzedaży, czyli także do współpracujących z TUZ TUW agentów ubezpieczeniowych. Dzięki temu każdy z naszych agentów, gdyby miał wątpliwości co do wskazania konkretnej podstawy prawnej, stosując się do wytycznych TUZ TUW będzie miał pewność, że przekazywane kopie dokumentów publicznych nie naruszają przepisów prawa. Powyższe odnosi się oczywiście do ustawy o dokumentach publicznych, wiadomym jest jednak, że inne ewentualne ograniczenia w kopiowaniu dokumentów zawierających dane osobowe mogą wynikać z różnych aktów prawnych, np. z przepisów RODO i wskazanej w nim zasadzie minimalizacji danych. Tym niemniej, każdorazowo, w przypadku jakichkolwiek wątpliwości, jesteśmy otwarci na kontakt ze współpracującymi z TUZ TUW agentami ubezpieczeniowymi i z przyjemnością odpowiemy na zadane pytania.
