Zbudowanie bazy lojalnych klientów, z którymi agenci ubezpieczeniowi będą mieli długotrwale relacje jest procesem bardzo żmudnym i długotrwałym. Portfel klienta stanowi „być albo nie być” dla wielu przedsiębiorców w tym dla agentów ubezpieczeniowych. Często bywa tak, że po śmierci agenta, portfel klientów nie może być przekazany jego następcom. Dlaczego? Co zrobić, aby mógł być on legalnie przejęty przez osoby przejmujące biznes?

Czym jest portfel klienta?

Relacja z klientem jest wzajemnym, dwukierunkowym procesem, który może przybrać różne formy. W kontekście działalności zakładów ubezpieczeń relacje te powinny być trwałe i indywidualne. Najogólniej rzecz ujmując, portfel klientów obejmuje nie tylko ogół relacji przedsiębiorstwa z klientami, ale stanowi też bazę ich danych (imię, nazwisko, adres, e-mail, ilość samochodów, domów, mieszkań itp.). Szacowanie wartości portfela klientów pozwala nie tylko zaplanować efektywne działania marketingowe, ale przede wszystkim ułatwia wybór najefektywniejszych sposobów dotarcia do niego.

Sposoby budowania portfela

Co prawda klient jako kapitał przedsiębiorstwa nie jest nową ideą, jednak stanowi on jedną z najważniejszych składowych każdej firmy. Bez klientów bowiem przedsiębiorca nie ma szans przetrwania. Zbudowanie bazy lojalnych klientów, z którymi agenci ubezpieczeniowi będą mieli długotrwale relacje jest procesem żmudnym i długotrwałym. Posiadając już bazę (większą lub mniejszą) warto nadal zbierać informacje kiedy i z jakich usług klienci korzystają. Przystępując do tworzenia takiej bazy dobrze jest przemyśleć, jakie informacje rzeczywiście mogą okazać się istotne z punktu widzenia prowadzonego biznesu. Wiedząc na przykład, że Pan Kowalski ma flotę samochodów warto pamiętać, kiedy kończą się ubezpieczenia poszczególnych aut, aby odpowiednio wcześnie wysłać mu ofertę. Pamiętając z kolei, że Pani Nowak posiada kilka mieszkań należy mieć na uwadze, kiedy kończą się polisy mieszkaniowe, aby wyprzedzić pytania i przedstawić już klientce niemal gotową – spersonalizowana ofertę. Takie działania sprawiają, że klienci zaczynają nam ufać. To z kolei przekłada się na zwiększenie sprzedaży produktów czy usług. Budowanie bazy klientów zależne jest od tego czy jesteśmy początkowymi „graczami” na rynku czy przejęliśmy klientów na zasadzie sukcesji. Oczywiście osoby początkujące muszą wykazać się cierpliwością i dać sobie czas na zbudowanie bazy i relacji z klientami. Najczęściej bywa tak, że założenie biura zajmującego się sprzedażą ubezpieczeń jest dodatkową formą działalności – trudno bowiem wyżyć jest z wypisanych kilku polis miesięcznie. Dopiero w miarę, kiedy portfel klientów się poszerza, można pomyśleć o całym etacie. Budowanie portfela w przypadku osób przejmujących przedsiębiorstwo wygląda nieco inaczej. Co prawda w przypadku sukcesji firmy, portfel ten już istnieje, niemniej należy go nie tylko utrzymać, ale nadal rozbudowywać.

Budowanie portfela od podstaw

Budowanie portfela zaczyna się od zbierania podstawowych danych konkretnych klientów takich jak np.: imię, nazwisko,, adres e-mail i telefon. W przypadku, kiedy dopiero zaczynamy „działać” na rynku, portfel ten buduje się w oparciu o rodzinę, najbliższych znajomych i przyjaciół, poleceń od nich i „poczty pantoflowej”. Tu uczulamy na przepisy RODO, które wymagają od agentów ubezpieczeniowych szczególnej ostrożności. Przed uzyskaniem jakichkolwiek danych kontaktowych należy bezwzględnie poinformować klientów w jakim celu dane te są zbierane i w jaki ewentualnie sposób będą dystrybuowane. Podstawowe dane pozwolą agentom na ponowny kontakt (np. przy wznowieniach polis) oraz na wysyłce np. materiałów reklamowych. W przypadku, kiedy agent zajmuje się również tak zwanymi „życiówkami” dane potrzebne do sporządzeni oferty wymuszają konieczność podania innych ważnych, wrażliwych (stan zdrowia, rodzina, zarobki, beneficjenci itp.) informacji na swój temat.

Budowanie portfela w przypadku sukcesji

Inaczej jest w przypadku sukcesji czyli przejęcia bazy klientów. Sukcesja postrzegana jest bowiem jako przekazanie biznesu następnym pokoleniom. Przedsiębiorcy, którzy długie lata pracowali nad rozwojem firmy niechętnie myślą o oddaniu w inne ręce dorobku swojego życia.

Co się dzieje z portfelem agenta po jego śmierci?

Zgodnie z prawem, każdy klient należy do TU z którym zawarł polisę za pośrednictwem tego agenta. Tu rodzi się pytanie. Co stanie się z agencją, która działa na zasadzie spółki cywilnej lub na zasadzie jednoosobowej firmy, kiedy jeden przedsiębiorca w tym przypadku agent ubezpieczeniowy umiera? Według prawa bowiem (mówi o tym przepis art. 4 ust. 2 k.c.) spółka cywilna nie posiada osobowości prawnej, a w jej imieniu wykonują ją wspólnicy zarejestrowani w rejestrze przedsiębiorców. W sytuacji śmierci jednego ze wspólników taka dzielność zostaje przerwana, a spadkobierca osoby zmarłej (przykładowo syn lub córka) nie mają prawa do przejęcia portfela klientów. W przypadku agenta wyłącznego lub multiagenta umowa rozwiązuje się automatycznie a portfel jest w gestii TU. Aby ustrzec się przed taką sytuacją, szczególnie w przypadku osób starszych, warto zabezpieczyć się na przyszłość. Jedną z form takiego zabezpieczenia jest zmiana formy działalności np. Sp. z o.o.  Stając się wspólnikiem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, jej członkowie, zgodnie z Kodeksem spółek handlowych, posiadają kilka istotnych praw i obowiązków w ramach ww. działalności, w tym m.in.:

  • prawo do głosu na zgromadzeniu wspólników,
  • prawo do dywidendy,
  • zobowiązanie do świadczenia zobowiązań niepieniężnych,
  • prawo do udziału w zgromadzeniu wspólników,
  • prawo wglądu do dokumentacji spółki, prawo do zbycia udziałów, itp.

W sytuacji śmieci jednego z członków, firma może nadal prosperować – spółka z o.o. posiada bowiem osobowość prawną. W przypadku starszych agentów, szczególnie tych nie posiadających sukcesorów warto takie przekształcenie spółki rozważyć.

Źróło: www.szef-sprzedazy.pl, opracowanie własne