Wraz z rozwojem biznesu może się pojawić konieczność zmiany siedziby. Co zrobić, by zmiana adresu firmy przebiegała sprawnie i kogo należy o tym powiadomić? Co zrobić z ubezpieczeniem działalności zlokalizowanej w danej nieruchomości? Sprawdź poniżej.
Czy firma musi mieć siedzibę?
Z zasady zakłada się, że prowadzenie własnej działalności wiąże się z koniecznością zakotwiczenia jej w pewnym fizycznym miejscu. W okresie kiedy usługi na rzecz klientów były świadczone jedynie stacjonarne stwierdzenie to miało sens, ale w dzisiejszym cyfrowym świecie nie jest to jednak tak oczywiste. Wiele firm działa w wirtualnym świecie, a ich właściciele pozostają we własnym domu lub korzystają z ogólnodostępnych miejsc, w których można podpiąć się do sieci. Czy w takim przypadku należy posiadać fizyczną siedzibę firmy? Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą nie mają takiego obowiązku. Wystarczy, że podczas wypełniania wniosku do CEiDG zaznaczymy opcję „Brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej”. Pomimo tego, należy podać adres do doręczeń, na który będzie kierowana urzędowa korespondencja. Może to być również wirtualny adres dla firmy. Z kolei spółki cywilne mają obowiązek podania adresu siedziby spółki, w której prowadzona jest działalność. Podobne zobowiązania mają spółki handlowe.
Kogo należy powiadomić o zmianie adresu firmy?
Jak wiadomo dane firmowe, w tym adres siedziby firmy, znajdują się w wielu urzędowych bazach danych. Zatem gdzie zgłosić zmianę w tym zakresie? To zależy przede wszystkim od formy prawnej, która została wybrana przez przedsiębiorcę. Jeśli prowadzimy jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę cywilną, mamy obowiązek naniesienia odpowiednich zmian w CEiDG. Co istotne, ZUS, GUS i urząd skarbowy korzystają z danych z CEiDG, więc zazwyczaj nie ma konieczności składania osobnych wniosków do tych instytucji. Zarówno stacjonarny, jak i wirtualny adres firmy należy zaktualizować w ciągu 7 dni od momentu, kiedy zmiana weszła w życie. Usługa jest bezpłatna, a nowy adres powinien być widoczny w rejestrze już kolejnego dnia roboczego. W przypadku spółek osobowych lub kapitałowych zmiany należy nanieść w KRS. By to zrobić należy skorzystać z Portalu Rejestrów Sądowych, składając elektroniczny wniosek. Istotne jest to, że wszystkie zmiany w KRS-ie są płatne, a co za tym idzie należy uiścić opłatę sądową w wysokości 250 zł i opłatę za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, która wynosi 100 zł. Tu podobnie mamy 7 dni na zgłoszenie zmiany danych (od momentu, w którym firma przeniosła się pod nowy adres). Najczęściej nie trzeba też wprowadzać zmian w danych ZUS-u, GUS-u czy urzędu skarbowego, ponieważ KRS poinformuje te instytucje o nowym adresie firmy. Uwaga! Wyjątek stanowią płatnicy VAT-u, bowiem w ich przypadku niekiedy zachodzi konieczność złożenia dodatkowego wniosku VAT-R w urzędzie skarbowym.
Należy też pamiętać, że niewypełnienie obowiązku względem KRS-u może wiązać się z poważnymi problemami. Efektem niepoinformowania o zmianach może być wszczęcie postępowania przymuszającego, a nawet nałożenie grzywny. A dalszy brak reakcji ze strony spółki może skutkować jej rozwiązaniem i wykreśleniem z rejestru przedsiębiorców.
Zmiana adresu firmy a ubezpieczenie
Praktyka pokazuje, że posiadanie ubezpieczenia firmowego niesie za sobą szereg korzyści. Dlaczego? W razie szkody, która mieści się w zakresie danej umowy, przedsiębiorca może liczyć na odszkodowanie. A ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej zapewni ochronę przed finansowymi skutkami szkód wyrządzonych osobom trzecim w ramach prowadzonej działalności. Bez względu na rodzaj ubezpieczenia warto mieć świadomość tego, że w przypadku niektórych polis ochrona ubezpieczeniowa jest świadczona tylko w miejscu ubezpieczenia, a te wskazujemy w momencie zawarcia umowy. Dlatego, jeśli nie zmienimy adresu firmy i dojdzie do szkody w nowej siedzibie firmy, możemy nie otrzymać odszkodowania. By uniknąć tego problemów związanych ze zmianą adresu w kontekście ubezpieczeniowym, należy jak najszybciej wprowadzić konieczne zmiany w posiadanym przez nas ubezpieczeniu. Możemy to zrobić za pośrednictwem swojego agenta ubezpieczeniowego lub bezpośrednio w danym towarzystwie ubezpieczeniowym.
Źródło: LINK4
